Partages

Le partage permet de rendre des fichiers facilement accessibles à des utilisateurs précis, qu’ils soient internes ou externes à la plateforme. Dans le cadre de collaborations régulières, il permet de définir des droits d’accès précis, pour un travail collectif bien structuré. Pour des échanges ponctuels, des liens sécurisés offrent un accès rapide, sans complexité.

À tout moment, le propriétaire conserve le contrôle : chaque partage peut être consulté, modifié ou supprimé selon les besoins.

Cas d’Usage

• 👥 Travailler à plusieurs sur un dossier commun, chacun avec des permissions adaptées à son rôle.
• 🔗 Partager un fichier avec un contact externe sans créer de compte, via un lien temporaire et sécurisé.
• ✅ Accéder à des documents partagés par vos collaborateurs, selon les droits qui vous ont été accordés.
• 🛡️ Envoyer un fichier sensible tout en gardant la possibilité de bloquer l’accès à tout moment.
• 🧱 Garder la main sur la diffusion de vos contenus en suivant les partages enfants et en ajustant les permissions.
• 📁 Collaborer efficacement avec un partenaire externe, sans exposer l’ensemble de votre arborescence.

Conditions d’Accès

Depuis l’application Fichiers, deux permissions distinctes encadrent l’usage des fonctionnalités de partage :

• La permission d’accès aux partages

  • Nécessaire pour consulter les fichiers partagés avec vous
  • Accessible aux comptes utilisateurs et invités
  • 👉 Partagé avec moi

• La permission d’administration des partages

  • Requise pour créer, modifier ou supprimer des partages
  • Requise pour créer des liens de partages
  • Réservée aux comptes utilisateurs disposant de cette autorisation
  • 👉 Partagé avec d'autres

Partagé avec moi

Ce module permet de consulter les fichiers partagés par d’autres utilisateurs, avec la possibilité d’explorer ou de modifier leur contenu selon les permissions accordées.

Pour chaque fichier, le nom du propriétaire ainsi que les permissions accordées sont indiqués.

remarque

Par souci de confidentialité, l’origine du fichier partagé, qu’il provienne d’un espace personnel ou collaboratif, n’est pas affichée.

Partagé avec d'autres

Ce module permet de consulter, créer et gérer l’ensemble des fichiers partagés avec d’autres utilisateurs.

Gestion des Partages

Un fichier peut être partagé de deux façons :

• Depuis le Gestionnaire de fichiers via le menu Partager puis l'action Nouveau Partage
• Depuis ce module via le bouton Nouveau Partage

Propriétés du partage :

• Nom du partage : nom du fichier tel qu’il apparaîtra aux destinataires
• Description du partage : informations complémentaires sur le contexte, l’usage ou le public cible
• État du partage : actif ou désactivé
• Fichier : nom et type du fichier original concerné
• Partagé depuis : type d’espace et chemin du dossier parent
• Permissions du fichier : permissions disponibles lors de la création du partage, en fonction des droits que possède l’utilisateur

attention

• Si le fichier provient d’un espace personnel, toutes les permissions sont disponibles.
• Si le fichier provient d’un partage ou d'un espace collaboratif, seules les permissions déjà accordées à l’utilisateur peuvent être utilisées.

Gestion des Membres

info

Les membres d’un partage ne peuvent bénéficier que des permissions que son propriétaire détient sur le fichier.

Le propriétaire du partage peut accorder aux membres tout ou partie des permissions suivantes :

• Ajout (création, copie, envoi ...)
• Modification
• Suppression
• Partage

attention

Le déplacement de fichiers implique de détenir les permissions Ajout et Suppression.

Gestion des Liens

info

Contrairement aux partages via liens, les liens créés depuis un partage sont attachés à celui-ci et sont administrables uniquement depuis ses paramètres.

info

Si le partage est supprimé les liens de partages sont, eux aussi, supprimés.

📚 Pour en savoir plus sur la génération d'un lien de partage, se référer à la section : Partagé via Liens

Gestion des Partages Enfants

danger

Les membres disposant de la permission de partage peuvent à leur tour autoriser le partage de fichiers, ce qui peut entraîner la création de partages en cascade, y compris à destination d’utilisateurs qui ne sont pas membres du partage initial.

Afin d’éviter tout usage excessif ou non maîtrisé, le propriétaire d’un partage conserve un droit de contrôle sur l’ensemble des partages créés à partir de celui-ci — y compris les partages enfants.

Il peut alors :

• Consulter le nombre total de partages actifs issus du partage initial :

• Modifier ou supprimer chaque partage et ses enfants :

info

Si un membre est retiré d’un partage alors qu’il partageait des fichiers depuis celui-ci, ces partages, ainsi que leurs partages enfants, sont automatiquement supprimés.

attention

Si un membre perd la permission de partage, les partages déjà créés ne sont pas supprimés : seule la possibilité d’en créer de nouveaux lui est retirée.

Partagé via Liens

Ce module permet de gérer l’ensemble des liens partagés avec des utilisateurs externes à la plateforme.

Il fournit une vue complète sur l’état de chaque lien : nombre d’accès, date d’expiration, présence d'un mot de passe, destinataire, etc. Les informations sur l’origine des fichiers et les permissions accordées sont également disponibles.

info

Seuls les liens créés depuis des fichiers sont administrables depuis ce menu. Les liens générés depuis des espaces collaboratifs ou des partages doivent être gérés directement depuis ces emplacements respectifs.

Création des Liens

La génération de liens est possible depuis l’espace personnel, les espaces collaboratifs ou les partages existants, sous réserve que les permissions accordées l’autorisent.

Les liens de partage sont créés depuis le Gestionnaire de fichiers, via le menu Partager et l’action Nouveau Lien de Partage.

Propriétés du lien :

• Lien : identifiant unique
• Actif : état du lien (on/off)
• Nombre d'accès actuel : nombre d'accès (téléchargement du fichier ou accès au dossier)
• Nom du partage : nom du fichier tel qu’il apparaîtra aux destinataires
• Description du partage : informations complémentaires sur le contexte, l’usage ou le public cible
• Nom de l'invité : information complémentaire concernant le destinataire
• Email de l'invité : information complémentaire & permet l'envoi de mail de notification lors de la création du lien
• Langue de l'invité : permet d'adapter l'interface et le contenu de la notification à la langue de l'invité
• Limiter les accès : nombre maximum d'accès au lien
• Expiration : date d'expiration du lien
• Mot de passe : protection du lien par mot de passe

astuce

Le lien est actif dès que sa création a été confirmée, cependant il est possible de le copier en utilisant le bouton 📋Presse-papiers en haut à droite. Ce bouton est aussi présent dans la liste des liens.

Quota

Le quota appliqué dépend de l’origine du partage :

• Si le fichier partagé provient d’un espace collaboratif, le quota de cet espace est utilisé.
• S’il provient d’un espace personnel, c’est le quota de l’utilisateur qui s’applique.

Autrement dit, le quota reste toujours lié à l’emplacement d’origine des fichiers, indépendamment du contexte dans lequel ils sont consultés ou utilisés.

Corbeille

Les partages sont toujours issus d’un emplacement existant — qu’il s’agisse d’un espace personnel, d’un espace collaboratif ou d’un partage parent.

Lorsqu’un membre supprime un fichier partagé, celui-ci est déplacé dans la corbeille de son emplacement d’origine, soit celle du propriétaire, soit celle de l’espace concerné.