Espaces Collaboratifs

Les espaces collaboratifs s’adaptent à de nombreux scénarios d’organisation, qu’il s’agisse de projets ponctuels ou de structures pérennes. Créés de manière autonome par les utilisateurs autorisés, ils permettent de centraliser les fichiers, structurer les données et favoriser la collaboration selon des règles de gestion précises. Grâce à la fonction d’ancrage, les utilisateurs rattachent leurs fichiers sans duplication, tout en conservant un contrôle complet sur leurs droits d’accès. Les permissions peuvent être définies finement selon les rôles ou responsabilités de chaque membre ou groupe. Naturellement cloisonnés, ces espaces assurent un haut niveau de sécurité, tout en privilégiant la conformité réglementaire.

Ils permettent ainsi de structurer le travail collectif de manière claire, durable et sécurisée.

Cas d’Usage

• 👥 Travailler à plusieurs sur un même espace, tout en organisant les droits d’accès selon les rôles de chacun.
• 📁 Centraliser les fichiers d’un projet sans duplication, grâce à l’ancrage depuis les espaces personnels.
• 🧑‍💼 Donner à un manager une vue complète sur les fichiers, les membres, les partages et les permissions d’un espace.
• 🔒 Isoler les contenus sensibles dans des espaces cloisonnés, accessibles uniquement aux utilisateurs concernés.
• ⚙️ Gérer durablement un référentiel de documents, partagé entre plusieurs équipes ou services.
• 🔄 Suivre et contrôler les partages créés depuis l’espace, y compris ceux réalisés par d’autres membres.

Conditions d’Accès

Pour rejoindre ou administrer un espace collaboratif, il faut :

• Disposer de la permission d’accès aux espaces (définie par l’administrateur)
• Être invité par un manager ou désigné comme manager de l’espace
• Disposer, le cas échéant, de la permission d’administration des espaces

Organisation

• Les espaces ne sont associés à aucun utilisateur en particulier : ils sont indépendants et partagés.
• Chaque espace dispose de son propre emplacement, de sa propre corbeille, et peut contenir une description précisant son usage, son contexte ou son public cible.
• Un espace peut être créé :
  • par un administrateur
  • ou par un utilisateur disposant de la permission d’administrer les espaces
• Un ou plusieurs managers peuvent être désignés :
  • Ils disposent de tous les droits sur les fichiers stockés dans l’espace
  • Ils peuvent gérer les membres ainsi que leurs permissions
  • Ils peuvent définir un quota de stockage
  • Ils peuvent renommer ou supprimer les fichiers ancrés des membres, mais ne peuvent pas modifier leurs permissions et restent soumis aux restrictions définies par leurs propriétaires
  • Ils peuvent gérer les partages ainsi que les sous-partages créés par les membres de l’espace
• Un espace peut être rendu accessible :
  • à des utilisateurs
  • à des groupes, internes ou personnels
  • à des invités
  • ou via des liens de partage
• Tous les membres d’un espace ont accès en lecture aux fichiers, et peuvent se voir attribuer des permissions supplémentaires.
• Un espace peut être désactivé manuellement par un administrateur ou un manager autorisé :
  • Lorsqu’il est désactivé, il devient temporairement inaccessible à tous ses membres.
  • Il peut ensuite être réactivé ou supprimé définitivement du stockage au bout de 30 jours.

Fichiers Ancrés

Concept

Le mécanisme d’ancrage poursuit trois objectifs :

• Éviter les doublons entre l’espace personnel de l’utilisateur et ses espaces collaboratifs
• Éviter les copies répétées lors des mises à jour d’un même fichier à plusieurs endroits
• Conserver le contrôle sur les données, avec des permissions spécifiques à chaque espace

Pour qu’un membre puisse ancrer des fichiers dans un espace, deux conditions doivent être réunies :

• Le fichier ou dossier doit provenir de son espace personnel
• Le membre doit disposer de la permission d’ancrage sur l’espace concerné

info

Un fichier ancré est intégré à la racine de l’espace, de manière virtuelle, tout en conservant son emplacement d’origine. Il est entièrement pris en charge par les fonctionnalités de Sync-in (Recherche, WebDAV, Synchronisation, etc.), tout en respectant strictement les permissions définies par son propriétaire.

remarque

Même déplacé dans l’espace personnel, un fichier ancré reste accessible depuis l’espace collaboratif.

astuce

Le fichier ancré peut porter un nom différent dans l’espace collaboratif, sans modifier son nom d’origine.

Permissions

Les permissions définies dans l’espace et celles du fichier ancré doivent toutes deux autoriser une action pour qu’elle soit possible. L’action est bloquée dès qu’une des deux permissions la refuse.

Autrement dit :

• Si l’espace autorise la modification, mais que le fichier ancré ne le permet pas → ❌ modification impossible
• Si le fichier ancré autorise la modification, mais que l’espace ne le permet pas → ❌ modification impossible
• ✅ Seule la combinaison de deux autorisations permet l’action.

Tableau récapitulatif

Permission de l’espace	Permission du fichier ancré	Résultat
✅ Oui	✅ Oui	✅ Action autorisée
✅ Oui	❌ Non	❌ Action refusée
❌ Non	✅ Oui	❌ Action refusée
❌ Non	❌ Non	❌ Action refusée

🔐 Les permissions de l’espace constituent la base d’accès : elles sont prédominantes sur celles du fichier ancré.

Schéma

Fonctions Accessibles aux Membres

Fichiers Ancrés

Il existe deux façons d’ancrer un fichier dans un espace collaboratif :

• Depuis le Gestionnaire de fichiers via le menu Partager et l'action Ancrer à un espace
• Depuis le menu Espaces de l'application Fichiers via le bouton ⚓ : Gérer mes fichiers ancrés

Pour ancrer un fichier issu d’un espace personnel, la permission d'ancrage sur cet espace est requise.

Les fichiers ancrés sont consultables et modifiables depuis le menu Espaces :

Depuis le gestionnaire de fichiers ancrés il est possible de modifier les permissions, renommer les fichiers dans l’espace, ou encore les retirer de celui-ci.

Partages

Il existe deux façons de partager un fichier depuis un espace collaboratif :

• Depuis le Gestionnaire de fichiers via le menu Partager puis l'action Nouveau Partage
• Depuis le menu Partagé avec d'autres de l'application Fichiers via le bouton Nouveau Partage

Pour partager un fichier issu d’un espace collaboratif, la permission de partage sur cet espace est requise.

Dans le cas d’un fichier ancré, deux permissions sont nécessaires : la permission de partage sur l’espace et sur le fichier ancré. 👉 Voir la section Permissions des fichiers ancrés.

📚 Pour en savoir plus sur la création d’un partage, se référer à la documentation dédiée : Partages

Une fois créé, le partage apparaît dans le menu Partagé avec d'autres de l’application Fichiers, accompagné de la propriété Partagé depuis, suivie du nom de l’espace.

info

Le membre qui crée un partage depuis un espace ne peut accorder que les permissions qu’il détient lui-même sur cet espace.

Fonctions Accessibles aux Managers

Les espaces sont administrables via le bouton ✏️ : Modifier l'espace du menu Espaces

Gestion des Membres

Les managers peuvent accorder aux membres tout ou partie des permissions suivantes pour la gestion des fichiers de l’espace :

• Ajout (création, copie, envoi ...)
• Modification
• Suppression
• Ancrage
• Partage

attention

Le déplacement de fichiers implique de détenir les permissions Ajout et Suppression.

Gestion des Fichiers Ancrés

Les fichiers ancrés par les membres sont consultables et modifiables dans les propriétés de l'espace, sous l'onglet Fichiers :

Gestion des Partages

danger

Les membres disposant de la permission de partage peuvent à leur tour autoriser le partage de fichiers, ce qui peut entraîner la création de partages en cascade, y compris à destination d’utilisateurs qui ne sont pas membres de l’espace collaboratif.

Afin d’éviter tout usage excessif ou non maîtrisé, les managers disposent d’un droit de regard et d’action sur l’ensemble des partages créés depuis les espaces dont ils sont responsables — y compris les partages enfants.

Ils peuvent :

• Consulter le nombre total de partages actifs issus de l'espace :

• Modifier ou supprimer chaque partage et ses enfants :

info

Si un membre est retiré d’un espace alors qu’il partageait des fichiers depuis celui-ci, ces partages, ainsi que leurs partages enfants, sont automatiquement supprimés.

attention

Si un membre perd la permission de partage, les partages déjà créés ne sont pas supprimés : seule la possibilité d’en créer de nouveaux lui est retirée.

info

Si le propriétaire d’un fichier ancré retire celui-ci de l’espace, tous les partages créés par d’autres membres, ainsi que leurs partages enfants, sont automatiquement supprimés.

Gestion des Liens

Des liens peuvent être générés pour répondre à des besoins ponctuels, permettant ainsi l’accès à des utilisateurs externes à l’espace.

Les liens créés sont consultables et modifiables dans les propriétés de l’espace, sous l’onglet Liens.

info

Contrairement aux partages via liens, les liens créés depuis un espace sont attachés à celui-ci et sont administrables uniquement depuis ses paramètres.